دفترهای خدمات مسافرتی
دفترهای خدمات مسافرتی مجموعههایی هستند که فعالیتهای آنها به سه بخش اصلی تقسیم میشود:
بند الف، بند ب و بند پ. این تقسیمبندی، پایهای برای مشخص شدن نوع فعالیت، حوزه کاری و مسئولیت هر دفتر است.
هر کدام از این بندها وظیفه و دامنه فعالیت خاص خود را دارند و همه دفترها الزاماً در یک سطح از فعالیت قرار نمیگیرند.
دفترهای خدمات مسافرتی فقط محل فروش یا صدور یک خدمت ساده نیستند، بلکه یک مجموعه سازمانیافتهاند که در آن بخشهای مختلفی مانند مدیرعامل، حسابداری، صندوق، مدیر فنی، پیک و آبدارخانه در کنار هم فعالیت میکنند. همین ساختار باعث میشود که فرایند فروش، صدور بلیت، تحویل مدارک، ثبت حسابها و هماهنگیهای لازم به صورت منظم انجام شود.
تقسیمبندی دفترهای خدمات مسافرتی
همه دفترهای خدمات مسافرتی به سه بخش تقسیم میشوند:
1. بند الف
2. بند ب
3. بند پ
این تقسیمبندی، اساس شناخت وظایف و نوع فعالیت هر دفتر را تشکیل میدهد. هر بند، محدودهای مشخص برای فعالیت دارد و دفترها بسته به مجوزی که دارند، در یکی از این سه دسته قرار میگیرند یا گاهی ممکن است چند مجوز را با هم داشته باشند.
دفترهای خدمات مسافرتی بند الف
دفترهای خدمات مسافرتی بند الف به عنوان دفترهایی معرفی میشوند که با آژانسهای هواپیمایی و فروش خدمات مرتبط با سفرهای هوایی ارتباط دارند.
این دفترها نماینده فروش شرکتهای هواپیمایی داخلی و خارجی هستند و فعالیت آنها به صورت مستقیم با رزرو، صدور و فروش بلیت در مسیرهای داخلی و خارجی ارتباط دارد.
صدور مجوز این دفاتر بر عهده سازمان هواپیمایی کشوری است و از نوع فعالیت این دفترها مشخص میشود که در مسیرهای پروازی داخلی و خارجی نقش دارند. همچنین این دفترها میتوانند با شرکتهای هواپیمایی داخلی و خارجی کار کنند و در زمینه فروش، رزرو و صدور بلیت فعالیت داشته باشند.
یکی از نکات مهمی که وجود دارد این است که دفترهای بند الف در مسیر کاری خود با ایرانایر و سایر شرکتهای هواپیمایی داخلی و خارجی مرتبط هستند و پس از طی مراحل لازم و تأییدهای مربوط، میتوانند فعالیت خود را در این حوزه انجام دهند. در نتیجه، بند الف را میتوان بخش اصلی و تخصصیتر در حوزه خدمات پروازی دانست.
دفترهای بند الف در عمل به صورت مستقیم با صندوق، حسابداری و مدیر فنی در ارتباط هستند. یعنی فروش بلیت، ثبت عملیات، دریافت وجه و کنترل نهایی همه در یک ساختار منظم انجام میشود.
دفترهای خدمات مسافرتی بند ب
دفترهای خدمات مسافرتی بند ب نیز در کنار بند الف و بند پ، یکی از سه شاخه اصلی دفترهای خدمات مسافرتی را تشکیل میدهند. فعالیت دفترهای خدمات بند ب نیز نشان میدهد که هر دفتر بسته به مجوز خود، نوع مشخصی از خدمات را ارائه میکند.
دفترهای خدمات بند ب نیز در کنار دیگر بندها به عنوان بخشی از ساختار دفترهای خدمات مسافرتی دیده میشود و این نکته روشن است که هر کدام از این بندها دامنه فعالیت و مسئولیت مشخصی دارند.
فعالیتهای دفتر خدمات مسافرتی فقط به یک بخش محدود نیست و ممکن است در سطوح مختلف با واحدها و مسئولیتهای متفاوت تعریف شود. از همین رو، بندب نیز در همین ساختار کلی جای میگیرد و یکی از بخشهای رسمی این مجموعه به شمار میآید.
دفترهای خدمات مسافرتی بند پ
دفترهای خدمات مسافرتی بند پ دفاتری هستند که فعالیت آنها بیشتر به تورهای زیارتی مربوط میشود. در فعالیتهای این دفاتر شامل تورهایی مانند حج، عمره، تمتع، کربلا و سوریه است.
دفترهای بند پ برخلاف بند الف که در حوزه پرواز و بلیت فعالیت گستردهتری دارد، بیشتر در زمینه تورهای زیارتی و خدمات مرتبط با آن شناخته میشود. این دفترها نیز برای فعالیت خود نیاز به مجوز دارند و حوزه کاری آنها بهطور مشخص در همین مسیر تعریف شده است.
در این بخش، فروش و اجرای تورها به شکلی سازمانیافته انجام میشود و دفترهای بند پ برای هماهنگی تورهای زیارتی، نقش اجرایی و فروش دارند. بعضی از فعالیتهای مربوط به این دفترها در ارتباط با برنامهریزی و اجرای سفرهای زیارتی صورت میگیرد.
نکته مهمی وجود دارد این است که این دفترها میتوانند به صورت مستقیم با سازمانهای مربوطه کار کنند و فعالیت خود را در چارچوب مجوزهای مشخص ادامه دهند. بنابراین بند پ را میتوان بخشی دانست که تمرکز آن بر سفرهای زیارتی و خدمات اجرایی مربوط به آنهاست.
اجزای تشکیلدهنده دفترهای خدمات مسافرتی بند الف و بند ب
یک دفتر خدمات مسافرتی فقط از فروشنده یا مدیر تشکیل نشده، بلکه مجموعهای از واحدها و نقشها در کنار هم کار میکنند.
در این ساختار، اجزای مهمی مانند موارد زیر دیده میشود:
- مدیرعامل
- حسابداری
- صندوق
- مدیر فنی بند الف
- مدیر فنی بند ب
- پیک
- آبدارخانه
- کانتر فروش داخلی
- کانتر فروش خارجی
- مشتری
- شرکتهای هواپیمایی
- سازمانهای مرتبط
این اجزا در کنار هم یک شبکه کاری را تشکیل میدهند که در آن هر بخش وظیفهای مشخص دارد. کار دفتر خدمات مسافرتی بر پایه هماهنگی، ارتباط و تبادل اطلاعات است.
در واقع، هر بخش مکمل بخش دیگر است. فروش بلیت بدون حسابداری کامل نمیشود، صدور بلیت بدون صندوق و دریافت وجه نهایی نمیگردد، و هماهنگی بین مسافر، دفتر، شرکتهای هواپیمایی و مدیران فنی نیز با وجود پیک و سایر واحدها امکانپذیر میشود.
واحد صندوق و صندوقدار
یکی از مهمترین بخشهایی دفاتر خدمات مسافرتی، واحد صندوق است. تمام دفترهای خدمات مسافرتی دارای یک واحد به نام صندوق هستند و کارمند این بخش با عنوان صندوقدار شناخته میشود.
صندوقدار وظیفه دارد در برابر مراجعه حضوری مشتری، وجه مربوط به خرید بلیت یا تور را دریافت کند. مسافر با مراجعه به دفتر، پس از انتخاب بلیت یا تور موردنظر، مبلغ آن را پرداخت میکند و این پرداخت در واحد صندوق ثبت میشود.
همچنین صندوقدار پس از انجام مراحل لازم و کنترل نهایی، گزارش فروش نهایی را تنظیم میکند و آن را برای واحد حسابداری ارسال مینماید. این موضوع نشان میدهد که صندوق فقط محل دریافت پول نیست، بلکه یک حلقه مهم در فرایند ثبت، کنترل و انتقال اطلاعات مالی به حسابداری است.
در ساختار دفتر خدمات مسافرتی نیز صندوق در مرکز ارتباط با بخشهای مختلف قرار دارد و از این رو، نقش آن در اداره امور مالی دفتر بسیار مهم است.
حسابداری
حسابداری یکی دیگر از اجزای مهم دفترهای خدمات مسافرتی است که جایگاه مشخصی برای آن در نظر گرفته شده است.
وظایف حسابداری شامل مواردی مانند تنظیم گزارشهای مالی و انجام کارهای مربوط به پرداخت و ثبت بدهیهاست.
حسابداری مسئول تنظیم گزارش فروش بلیتهای صادرشده و انجام اقدامات لازم برای پرداخت بدهیهای مرتبط با شرکتهای هواپیمایی داخلی و خارجی است. همچنین تنظیم لیست بدهیهای مربوط به کارگزاران داخلی و خارجی، از دیگر وظایف این بخش محسوب میشود.
باید به این نکته اشاره شود که حسابداری در تعیین برآورد درآمد و هزینههای جاری دفتر نیز نقش دارد. این موضوع نشان میدهد که حسابداری فقط یک بخش ثبتکننده نیست، بلکه در تحلیل وضعیت مالی دفتر و ساماندهی امور مالی نیز سهم دارد.
همچنین در نمودار سازمانی، حسابداری در ارتباط مستقیم با مدیرعامل، صندوق، مدیران فنی و سایر واحدها قرار دارد. این ارتباط نزدیک نشان میدهد که هر عملیات مالی باید از مسیر حسابداری عبور کند تا در ساختار دفتر ثبت و کنترل شود.
پیک
پیک نیز به عنوان یکی از اجزای مهم دفترهای خدمات مسافرتی محصوب میشود. پیک در این ساختار، وظیفهای اجرایی و ارتباطی دارد و نقش او در انتقال اطلاعات و مدارک بسیار مهم است.
پیک مسئول ارسال گزارش فروش، تحویل بلیت، و انتقال مدارک میان دفاتر مسافرتی همکار است. همچنین از طریق پیک، هماهنگیهای لازم انجام میشود و امور روزانه در مسیر مشخصی پیش میرود.
مدیران فنی بند الف و بند ب، از طریق پیک میتوانند هماهنگیهای روزانه را انجام دهند. این موضوع نشان میدهد که پیک یک واسطه عملی میان بخشهای مختلف دفتر و حتی میان دفتر و مسافر است.
پیک در واقع بخشی از نظم اجرایی دفتر را حفظ میکند، چون انتقال بلیت، مدارک و گزارشها بدون این واحد ممکن است با تأخیر یا اختلال همراه شود. بنابراین، هرچند ممکن است ظاهر وظیفه پیک ساده به نظر برسد، اما در ساختار دفتر خدمات مسافرتی، این بخش بسیار ضروری است.
آبدارخانه
آبدارخانه نیز به عنوان یکی از اجزای دفترهای خدمات مسافرتی به حساب میاید. آبدارخانه فضایی معرفی میشود که برای تهیه چای، قهوه و غذا برای کارکنان و مسافران در نظر گرفته میشود.
همه دفترهای خدمات مسافرتی دارای چنین بخشی هستند و این واحد بخشی از نظم و خدمات داخلی دفتر را تشکیل میدهد. وجود آبدارخانه در دفتر، نشاندهنده توجه به راحتی کارکنان و مراجعهکنندگان است.
آبدارخانه اگرچه در ظاهر یک واحد پشتیبانی به شمار میرود، اما در ساختار کلی دفتر نقش مهمی دارد. چون محیط کاری دفترهای خدمات مسافرتی نیازمند هماهنگی، حضور مراجعان و ارتباطهای مداوم است، وجود چنین بخشی به روانتر شدن فعالیتها کمک میکند.
مدیرعامل
مدیرعامل یکی از مهمترین افراد در ساختار دفتر خدمات مسافرتی است. مدیرعامل، نماینده حقوقی مجموعه خدمات مسافرتی است و در واقع تصمیمگیرنده اصلی در امور داخلی دفتر به شمار میآید.
مدیرعامل در امور داخلی دفتر، در زمینههایی مانند سیاست کاری، روابط بازرگانی و امور اداری و حسابداری نقش دارد. همچنین بسیاری از تصمیمها و هماهنگیها زیر نظر او انجام میشود.
در نمودار سازمانی نیز مدیرعامل در نقطهای قرار گرفته که با واحدهای مختلف ارتباط دارد؛ از جمله با حسابداری، صندوق، مدیران فنی، شرکتهای هواپیمایی و مشتری. این جایگاه نشان میدهد که مدیرعامل در مرکز شبکه مدیریتی دفتر قرار دارد و هماهنگی کلی ساختار را بر عهده دارد.
در نتیجه مدیرعامل مسئول نهایی برخی از تصمیمها و نظارتها است و پس از او، گزارش فروش نهایی و امور مالی به بخش حسابداری منتقل میشود. بنابراین مدیرعامل را میتوان محور مدیریتی مجموعه دانست.
مدیر فنی بند الف
این بخش از ساختار دفتر خدمات مسافرتی نقش مهمی در نظارت و کنترل امور مرتبط با بند الف دارد. وظیفه مدیر فنی بند الف، کنترل و نظارت بر فعالیتهایی است که در حوزه فروش بلیت، صدور، ثبت و سایر امور مربوط به بند الف انجام میشود. همچنین مشخص است که مدیر فنی در هماهنگی بین دفتر و سایر بخشها نقش دارد.
در نمودار سازمانی، مدیر فنی بند الف با بخشهای مختلف مانند صندوق، حسابداری، کانتر فروش و مشتری ارتباط دارد. این ارتباطها نشان میدهد که مدیر فنی، بخشی از سیستم کنترلی و اجرایی دفتر است و صرفاً یک عنوان تشریفاتی نیست.
مدیر فنی بند ب
در کنار مدیر فنی بند الف، مدیر فنی بند ب هم میتوان نام برد. این سمت نیز در ساختار دفتر خدمات مسافرتی، به ویژه در حوزه مربوط به بند ب، نقش نظارتی و اجرایی دارد.
مدیر فنی بند ب در نمودار سازمانی در ارتباط با بخشهایی قرار دارد که به تورهای زیارتی و فعالیتهای مرتبط با بند ب مربوط میشوند. بنابراین نقش او بیشتر در نظارت بر امور تخصصی و هماهنگیهای اجرایی همین حوزه دیده میشود.
وجود مدیر فنی بند ب در ساختار دفتر نشان میدهد که هر حوزه کاری، کنترل و نظارت تخصصی خود را دارد و دفتر خدمات مسافرتی برای هر نوع فعالیت، ساختار مشخصی در نظر گرفته است.
ارتباط میان واحدهای دفتر خدمات مسافرتی
یکی از مهمترین نکتههایی که باید به آن اشاره کرد این مسئله است، ارتباط پیوسته و منظم میان واحدها. یک دفتر خدمات مسافرتی، مجموعهای از ارتباطات درهمتنیده است.
مدیرعامل، حسابداری، صندوق، مدیران فنی، پیک، کانترهای فروش داخلی و خارجی، شرکتهای هواپیمایی و مشتری همه در یک چرخه کاری قرار دارند. این ارتباط باعث میشود که خدمات به صورت درست و مرحلهبهمرحله انجام شود.
اگر یکی از این اجزا بهدرستی عمل نکند، روند کلی دفتر دچار اختلال میشود. برای مثال، فروش بلیت باید در صندوق ثبت شود، گزارش آن باید به حسابداری برسد، و هماهنگیهای اجرایی باید از مسیر مدیر فنی و پیک انجام شود. این یعنی دفتر خدمات مسافرتی بدون نظم داخلی نمیتواند درست عمل کند.
جمعبندی
دفترهای خدمات مسافرتی به سه دسته بند الف، بند ب و بند پ تقسیم میشوند. بند الف بیشتر با خدمات پروازی و فروش و صدور بلیتهای داخلی و خارجی ارتباط دارد. بند ب نیز یکی از بخشهای اصلی این تقسیمبندی به شمار میآید و در ساختار رسمی دفترهای خدمات مسافرتی جای دارد. بند پ در حوزه تورهای زیارتی مانند حج، عمره، تمتع، کربلا و سوریه تعریف شده است.
همچنین یک دفتر خدمات مسافرتی، مجموعهای از اجزای منظم و مرتبط با هم دارد؛ از جمله مدیرعامل، حسابداری، صندوق، صندوقدار، پیک، آبدارخانه و مدیران فنی. هر کدام از این بخشها وظیفهای مشخص دارند و در کنار هم باعث میشوند که فرایند فروش، صدور، ثبت، تحویل و گزارشدهی بهدرستی انجام شود.
پس اگر بخواهیم این مقاله را در یک جمله خلاصه کنیم، باید گفت: دفتر خدمات مسافرتی یک ساختار سازمانیافته است که در آن هر بند و هر واحد، وظیفهای مشخص دارد و همه چیز بر پایه هماهنگی، کنترل و ثبت دقیق انجام میشود.